Al abrir por primera vez un documento en Word (antes de empezar a trabajar con eXtyles), realice una rápida inspección visual del documento para detectar aquello que pueda causar problemas durante el procesamiento de eXtyles, comprobando los siguientes elementos:

• Gráficos

• Encabezados de referencias

• Tablas

• Formato visual

Gráficos

Los gráficos incrustados en los archivos Word pueden dejarse intactos durante el procesamiento de eXtyles. Sin embargo, para un rendimiento óptimo Inera recomienda en general quitar los gráficos para el procesamiento de eXtyles. Las imágenes incrustadas aumentan el tamaño de archivo del documento y pueden hacer que eXtyles funcione de manera mucho más lenta. Si prefiere dejar los gráficos en el documento de Word, se recomienda insertar imágenes vinculadas.

Algunos flujos de trabajo pueden requerir la conversión de las imágenes vinculadas en imágenes incrustadas tras el procesamiento de eXtyles. En los siguientes pasos se describe cómo convertir fácilmente las imágenes vinculadas en imágenes incrustadas.

1. Haga clic en la pestaña File; en la parte inferior derecha verá la sección Related Documents. (En Word 2010 y 2013, haga clic en la pestaña File y seleccione Info para ver la sección Related Documents).

2. Haga clic en Edit Links to Files, bajo el encabezado Related Documents. Tenga en cuenta que esta opción solo aparece si el documento contiene un archivo vinculado.

3. Seleccione los archivos vinculados que desea insertar en el documento.

4. Marque la casilla Save picture in document.

5. Haga clic en el botón Break Link. Se abre un cuadro de diálogo; haga clic en Yes para confirmar la acción. Los enlaces se eliminan y los gráficos quedarán incrustados en el documento.

Encabezados de referencias

En el caso de los documentos que tienen citas de estilo Harvard (es decir, nombre y fecha) y, por lo tanto, referencias no numeradas, la lista de referencias debe ir precedida por un encabezado estándar como "Referencias", "Bibliografía", etc. La función Auto-Styling de eXtyles, que se ejecuta durante la limpieza, aplica automáticamente el estilo de párrafo apropiado a las referencias, eliminando la necesidad de aplicar los estilos manualmente en esa sección del documento. Aunque normalmente eXtyles puede identificar una lista de referencias numerada sin un encabezado de referencias, es necesario que las listas sin numerar tengan un encabezado para que eXtyles pueda identificar el contenido con precisión.

Tablas

A veces los autores utilizan métodos variados para crear tablas en Microsoft Word. eXtyles está optimizado para las tablas creadas mediante el editor de tablas de Word.

Si no se realiza la conversión de las tablas al editor de tablas de Word antes de la activación de eXtyles, puede perder el diseño de la tabla, o algunas de las funciones de eXtyles pueden no funcionar correctamente.

Antes de activar un documento con eXtyles, deberá convertir todas las tablas integradas de otras formas (por ejemplo, tabla delimitada por tabulaciones, tabla de Excel, etc.) en tablas de Microsoft Word. Para obtener más información sobre cómo identificar y convertir tablas, consulte la guía de eXtyles A Table is a Table is a Table, disponible en https://www.inera.com/user-documentation/additional-resources/ .

Formato visual

Compruebe si el documento tiene algún formato que sea especialmente inusual (por ejemplo, fuentes especialmente grandes o pequeñas, tipos de letra extraños, caracteres no válidos ...). Estos problemas de formato pueden ser indicios de que el documento se importó incorrectamente de otro programa de procesamiento de texto o causará otros problemas al trabajar con él. Si se encuentra con un documento así, determine qué procesador de textos utilizó el autor.

Para facilitar la comprobación visual de un manuscrito, recomendamos establecer el valor de Field Shading en Always, en Microsoft Word. Esta configuración hará que todos los campos insertados (como las citas y referencias creadas con herramientas de gestión de referencias como EndNote) aparezcan con una sombra gris. A menudo este sombreado gris ayudará a identificar posibles problemas en los documentos de Word.

Para habilitar el sombreado de campo, seleccione la pestaña File en Word, desplácese a Options > Advanced > Show document content > Field shading y cambie el valor de When Selected a Always.

En Options de Word, establezca el valor de Field Shading en Always.

Los campos que contenga el documento aparecerán sombreados para facilitar su identificación.