La función Post-Processing Cleanup de eXtyles realiza otro proceso en un documento ya procesado con eXtyles para prepararlo para el próximo paso de su flujo de trabajo. Generalmente se utiliza para documentos que se enviarán a una aplicación de composición como Adobe InDesign.

Ciertas opciones de Post-Processing Cleanup no deben ejecutarse en archivos que se exportarán de Word en formato XML con eXtyles. Solo deben emplearse si el archivo de Word de eXtyles se importará directamente en otra aplicación o se exportará como PDF.

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Para ejecutar la limpieza posterior al procesamiento:

  1. Seleccione eXtyles > Post-Processing Cleanup.

  2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Post-Processing Cleanup, seleccione las casillas de las operaciones que desee incluir en el proceso y haga clic en OK. Seleccione una casilla solo si está seguro de que es necesaria, especialmente si luego exportará el archivo en formato XML válido.

Advertencia: en algunas organizaciones, todas las opciones de Post-Processing Cleanup están desactivadas por defecto, ya que la mayoría elimina información necesaria para la exportación del archivo de Word en formato XML válido, por lo que no deberían ejecutarse nunca.

También puede volver a ejecutar Post-Processing Cleanup sin tener que volver a abrir el cuadro de diálogo. Si mantiene pulsada la tecla Mayús al seleccionar el botón Post-Processing Cleanup en la cinta de eXtyles, la función se volverá a ejecutar con la misma configuración que la última vez que se utilizó en el mismo documento. Esta función le permite, por ejemplo, seleccionar repetidamente bloques de referencias <unknown> y eliminar las etiquetas de eXtyles de esas referencias sin tener que volver a abrir el cuadro de diálogo Post-Processing Cleanup.

Configuración

Run Selected Options On (Ejecutar las opciones seleccionadas en)

Seleccione si desea que Post-Processing Cleanup se ejecute en todo el documento (Whole Document) o solo en el texto seleccionado (Selected Text Only).

Si selecciona un bloque de texto antes de abrir el cuadro de diálogo Post-Processing Cleanup, por defecto las opciones que elija se ejecutarán únicamente en el texto seleccionado (por ejemplo, si desea eliminar las etiquetas <unknown> de solo una referencia).

Comment Processing (Procesamiento de comentarios)

Apply to Reviewers (Aplicar a revisores)

Permite al editor seleccionar los comentarios de los revisores que se procesarán. Se pueden seleccionar todos los revisores (All Reviewers) o solo los comentarios asociados a funciones específicas (por ejemplo, la comprobación de referencias de eXtyles).

Los comentarios de Word se convierten en texto intercalado. Los comentarios pueden colocarse: a) antes del texto resaltado al que se ha aplicado el comentario; b) después del texto resaltado al que se ha aplicado el comentario; o c) en una lista al final del documento de Word. Pueden adjuntarse prefijos y sufijos con texto definido por el usuario a los comentarios convertidos. Opcionalmente, el texto insertado puede tener una fuente de color o ir en negrita. Al desactivar esta opción también se desactivan los controles para la colocación de comentarios, prefijos, sufijos, color y negrita. Esta función no debe utilizarse si el archivo se exportará en formato XML.

Se controla si el comentario se coloca antes o después del texto resaltado al que se ha aplicado el comentario. La configuración por defecto, que Inera recomienda en general, es After (Después).

Al insertar un comentario de Word en el cuerpo del texto se le puede adjuntar un prefijo y un sufijo definidos por el usuario. Además, el texto puede incluir un número exclusivo para cada comentario, así como el nombre y las iniciales del autor del comentario. Estas inserciones se controlan con los siguientes códigos de control: %N = nombre del autor del comentario; %I = iniciales del autor del comentario; %D = número del comentario; %Z = número del comentario completado con ceros a la izquierda. Por ejemplo, con el texto de prefijo/sufijo mostrado por defecto en el diálogo, el comentario "Esto es un comentario" se insertará como sigue: "[[Q1: Esto es un comentario Q1]]", donde 1 es el número del comentario.

Cuando se active esta opción, podrá cambiarse la fuente del comentario por una de las seis opciones de color (negro, azul, rojo, verde, gris o violeta) para que los comentarios destaquen sobre el texto circundante.

Cuando se active esta opción, los comentarios se insertarán como texto en negrita para que destaquen sobre el texto circundante.

Eliminar los comentarios de Word del archivo. Por defecto se eliminan todos los comentarios. Sin embargo, también puede eliminar los comentarios de revisores concretos seleccionando el revisor en la lista desplegable.

Remove Word Text Highlights (Eliminar los resaltados del texto de Word)

A veces, eXtyles utiliza el resaltado de Word para hacer que determinado texto destaque o resulte más fácil de revisar. Con esta opción se eliminarán todos los resaltados que eXtyles o un revisor hayan aplicado al texto.

Remove Word Text Shading (Eliminar el sombreado del texto de Word)

A veces, eXtyles utiliza el sombreado de fondo de texto de Word para hacer que cierto texto destaque o resulte más fácil de revisar. Con esta opción se eliminará todo el sombreado que eXtyles o un revisor hayan aplicado al texto.

Remove Paragraph Shading (Eliminar el sombreado de los párrafos)

A veces, eXtyles utiliza el sombreado de párrafo de Word para hacer que cierto texto destaque o resulte más fácil de revisar. Con esta opción se eliminará todo el sombreado de párrafo que eXtyles o un editor haya aplicado al texto. Tenga en cuenta que esta opción eliminará el sombreado de párrafo incluso si se ha aplicado a párrafos dentro de tablas.

Word Styles (Estilos de Word)

Convert User-Defined Character Styles to Face Markup (Convertir estilos de caracteres definidos por el usuario en marcas de estilo de fuente)

Convierte la aplicación de los estilos de carácter definidos por el usuario en simples marcas de estilo de fuente. Esta limpieza es útil para preparar el documento para la maquetación cuando no se desea mantener los estilos de caracteres. Esta función también puede utilizarse junto con Remove Text Shading (Eliminar el sombreado del texto) y Remove eXtyles Tags (Eliminar etiquetas de eXtyles) para "limpiar" una lista de referencias tras el procesamiento de eXtyles.

Esta función no debe utilizarse si el archivo se exportará en formato XML.

Remove Unused Word Styles (Eliminar estilos de Word no utilizados)

Elimina los estilos de párrafo y caracteres de Word que no se utilizan en el documento. Esta función sirve de ayuda principalmente para determinadas herramientas utilizadas con Quark XPress para indexar el contenido.

eXtyles Tags (Etiquetas de eXtyles)

Remove eXtyles Tags (Eliminar etiquetas de eXtyles)

Esta función sirve para eliminar las etiquetas que eXtyles inserta al principio y al final de cada referencia. Si no se ha seleccionado ningún estilo de párrafo en ninguno de los dos menús desplegables, seleccione el estilo de párrafo utilizado para su lista de referencias. Algunas publicaciones tienen dos estilos de párrafo para las referencias. Si su publicación tiene varios estilos para las referencias, seleccione ambos. En caso contrario, el segundo campo puede dejarse en blanco.

Esta función no debe utilizarse si el archivo se exportará en formato XML.

Otros

Remove Hyperlinks starting with text (Eliminar los hiperenlaces que comienzan con texto)

Esta función permite a los usuarios eliminar los hiperenlaces a resúmenes de Medline o los DOI que se insertaron automáticamente durante los procesos de validación de referencias de eXtyles. Esta función no debe utilizarse si el archivo se exportará en formato XML.

Convert Footnotes and Endnotes to Plain Text (Convertir notas de pie de página y notas finales en texto sin formato)

Esta opción está indicada para organizaciones que prefieren mantener la estructura de las notas de pie de página y las notas finales de Word durante la preparación de los originales (por defecto, las notas de pie de página y las notas finales de Word se convierten en texto sin formato y se trasladan al final del documento al ejecutar la limpieza). Para más información, póngase en contacto con su representante del servicio técnico de Inera (extyles-support@inera.com).

Convert plain-text Footnotes and Endnotes to Word Footnotes and Endnotes (Convertir notas de pie de página y notas finales de texto sin formato en notas de pie de página y notas finales de Word)

Esta función permite convertir las notas de texto sin formato en notas de pie de página y notas finales de Word. Para obtener más información sobre cómo gestionar las notas de pie de página y las notas finales en eXtyles, consulte la sección "Notas de pie de página y notas finales". Para examinar su flujo de trabajo en relación con las notas de pie de página y las notas finales, póngase en contacto con su representante del servicio técnico de Inera (extyles-support@inera.com).

Herramientas del cuadro de diálogo

Asimismo, la función Post-Processing Cleanup tiene tres botones que permiten crear rápidamente configuraciones por defecto:

  • Set All (Establecer todo): define como activas todas las opciones del cuadro de diálogo.

  • Clear All (Borrar todo): borra todas las opciones del cuadro de diálogo. Haga clic en este botón primero si desea ejecutar una sola operación, como eliminar los comentarios de un revisor específico.

  • Reset (Restablecer): restablece las casillas de verificación por defecto del cuadro de diálogo.

Configuración recomendada para un flujo de trabajo de Word a PDF

Si su organización publica PDF a partir de Word, o si utiliza un flujo de trabajo que requiere la eliminación de todos los estilos de caracteres y colores de eXtyles, las siguientes configuraciones le resultarán útiles para limpiar su documento después de que eXtyles lo procese.

  • Remove Word Text Highlights (Eliminar los resaltados del texto de Word): elimina todos los resaltados de color, como los que aplicó la función Auto-Redact.

  • Remove Word Text Shading (Eliminar el sombreado del texto de Word): elimina todo el sombreado del texto, como el sombreado de color aplicado a las referencias, citas y autores.

  • Convert User-Defined Character Styles to Face Markup (Convertir estilos de caracteres definidos por el usuario en marcas de estilo de fuente): elimina los estilos de caracteres, como los que se aplican a referencias, citas y autores, conservando las marcas de estilos de fuente, como cursivas y negritas.

  • Remove eXtyles Tags (Eliminar etiquetas de eXtyles): elimina las etiquetas de campos, como <jrn> en una lista de referencias.