Utilice la función Cleanup para eliminar automáticamente los espacios en blanco y el formato de Word innecesarios para el procesamiento de eXtyles.
Seleccione Cleanup del menú de eXtyles, y se abrirá el cuadro de diálogo Cleanup.
En ese cuadro de diálogo verá que ya están marcadas las opciones de limpieza por defecto. En todo momento puede marcar las casillas correspondientes a las operaciones adicionales que desea incluir en el proceso, o desmarcar aquellas que no desea aplicar al documento. Haga clic en OK para ejecutar Cleanup.
La opción Regular Body Paragraphs del apartado Auto-Style de eXtyles que aparece en la ventana Cleanup permite aplicar automáticamente el estilo de párrafo personalizado de su Organización a todos los párrafos de la parte sustantiva en el archivo Word, lo que reduce considerablemente el tiempo que lleva aplicar manualmente los estilos de párrafo al texto.
Las opciones Normalize Document y Auto-Style de la función Cleanup que se indican a continuación se aplican a determinados elementos de su contenido.
Opciones de limpieza
Normalize Document
Operación | Descripción |
|---|---|
Style Whole Document with Default Style | Todos los estilos de párrafo se convierten en el estilo por defecto (estilo Word "Normal", a menos que alguna modificación concreta forme parte de la configuración). |
Auto-Style
Operación | Descripción |
|---|---|
Regular Body Paragraphs with Style | Todos los párrafos del cuerpo normal se convierten en el estilo seleccionado en el menú desplegable. Se mantienen las cursivas y negritas. |
Tables | A las tablas creadas con el editor de tablas de Word se aplican automáticamente los estilos de párrafo Table Head, Table Body y Table Footnote. A los títulos de las tablas se aplica automáticamente un estilo aunque se encuentre fuera de las tablas. |
References | A las referencias seguidas de un encabezado, estén o no numeradas, por ejemplo "References", se aplica automáticamente el estilo de párrafo Reference. |
Criterios de aplicación de Regular Body Paragraphs de Auto-Style
La opción Regular Body Paragraphs del apartado Auto-Style de eXtyles que aparece en la ventana Cleanup permite aplicar automáticamente el estilo de párrafo personalizado de su Organización a todos los párrafos de la parte sustantiva en el archivo Word, lo que reduce considerablemente el tiempo que lleva aplicar manualmente los estilos de párrafo al texto.
El estilo se aplicará a los párrafos alineados a la izquierda que comiencen con una letra mayúscula, salvo que se cumpla uno de los siguientes criterios:
El párrafo tiene el estilo MTDisplayEquation (es decir, una ecuación MathType Display o Right-numbered), Footnote Text o Endnote Text. Para configurar este criterio, póngase en contacto con el representante de eXtyles.
El párrafo no se encuentra a nivel de Body Text (texto del cuerpo) en la Vista Esquema de Word.
El párrafo comienza con una sangría a la izquierda.
Todo el párrafo está en la fuente seleccionada para el texto con formato previo (por ejemplo, Courier - esta fuente la puede preestablecer en la configuración o seleccionar desde el cuadro de diálogo Cleanup) o en el estilo de fuente HTML con formato previo de Word. Para configurar este criterio, póngase en contacto con el representante de eXtyles.
Todo el párrafo está en fuente o estilo de carácter MAYÚSCULAS o minúsculas.
El párrafo tiene menos de los 60 caracteres establecidos por defecto y termina con un punto.
El párrafo se ha introducido manualmente en mayúsculas y tiene menos de los 60 caracteres establecidos por defecto. Para configurar este criterio, póngase en contacto con el representante de eXtyles.
El párrafo comienza con una forma insertada (por ejemplo, un gráfico incrustado).
El párrafo comienza con una palabra que sugiere que se trata de un título de tabla o figura (por ejemplo, "Tabla", "Figura", "Fig.", "Lámina"), seguido de un signo de puntuación (punto, dos puntos, guion largo o corto, o guion), un número de tabla o figura seguido de un signo de puntuación, o el final del párrafo. Las listas de palabras correspondientes a títulos incluyen palabras como "figura" y "tabla" en varios idiomas europeos; para configurar esas listas, sírvase ponerse en contacto con el representante de eXtyles.
El primer carácter del párrafo está en negrita, cursiva, subrayado, superíndice, elevado o bajado.
El primer carácter del párrafo es un dígito.
El primer carácter del párrafo es un carácter especial en una fuente de carácter especial (por ejemplo, Symbol). Los caracteres especiales son, entre otros, los siguientes: paréntesis de apertura, corchetes, corchetes angulares y llaves, asterisco, cruces, punto elevado, guiones y viñetas.
El primer carácter del párrafo es un paréntesis de apertura, un corchete, un corchete angular o llave, un asterisco, un punto elevado o un guion, pero no en una fuente de carácter especial.
Configuración de White Space (Whole Document)
En la parte White Space (whole document) de Cleanup, las opciones se aplican a todo el documento.
Operación | Descripción |
|---|---|
Remove Section Breaks | Se eliminan los saltos de sección de Word. |
Remove Page Breaks | Se eliminan los saltos de página de Word. |
Remove Column Breaks | Se eliminan los saltos de columna de Word. |
Remove Space Between a Number and % | Se eliminan los espacios entre una cifra y el símbolo %. |
Configuración de White Space (Font-Sensitive)
En la parte White Space (font-sensitive) de Cleanup, las opciones se pueden aplicar para excluir texto en una fuente determinada. Véase la descripción de esta función que figura a continuación de la tabla para más información.
Operación | Descripción |
|---|---|
Convert Tabs to Spaces* | Cada marca de tabulación se convierte en un solo espacio. |
Remove Multiple Spaces | Los espacios múltiples se convierten en un solo espacio. Sírvase tomar nota de que este paso se realiza tras convertir las tabulaciones en espacios, de modo que se eliminan los espacios en blanco adicionales. |
Remove Start and End Paragraph Spaces | Se eliminan los espacios iniciales y finales en los párrafos. Sírvase tomar nota de que este paso se realiza tras convertir las tabulaciones en espacios, de modo que se eliminan los espacios en blanco adicionales. También se eliminan los espacios de no separación y los saltos de línea. |
Remove Blank Paragraphs | Se eliminan los párrafos en blanco. |
*En ocasiones las tabulaciones son necesarias para asegurar la correcta exportación XML de algunos elementos (por ejemplo, entre un término y su definición en una lista de abreviaturas). Debido a ello, tras recorrer visualmente el documento, tal vez prefiera mantener las tabulaciones de eXtyles durante el proceso de Cleanup, en cuyo caso esta casilla del cuadro de diálogo debería desmarcarse manualmente.
White Space Cleanup: excluir párrafos en una fuente determinada
En algunos documentos, tal vez desee ejecutar funciones de limpieza relacionadas con los espacios en blanco, pero excluir determinados párrafos de este tipo de limpieza. Por ejemplo, los códigos de programación suelen tener líneas en blanco y espacios iniciales intencionados que no deben eliminarse durante el proceso de limpieza, aunque el resto del documento no deba tener líneas en blanco. Lo mismo ocurre en el caso de los versos y la poesía, en los que los espacios en blanco suelen ser intencionados y deben conservarse.
Para que los usuarios no tengan que renunciar por completo al uso de las funciones de limpieza de espacios en blanco, eXtyles les permite especificar qué párrafos de una fuente concreta no deben verse afectados por algunas de las opciones de limpieza relacionadas con los espacios en blanco. Es decir, puede usted determinar que Courier sea el código informático y especificar que los párrafos en Courier no se vean afectados por las operaciones de limpieza de espacios en blanco; puede determinar que el texto figure en la fuente Garamond y especificar que los párrafos en Garamond no se vean afectados por las operaciones de limpieza de espacios en blanco.
Puede proteger el texto adicional seleccionando una fuente concreta para excluirla de la limpieza de espacios en blanco.
La exclusión de párrafos de las funciones de limpieza relacionadas con el espacio en blanco es opcional. Si lo prefiere, puede seguir ejecutando todas las funciones de limpieza en todos los párrafos de sus documentos dejando desmarcada la casilla Exclude Text in Font.
El siguiente subconjunto de opciones White Space (font-sensitive) de Cleanup puede (opcionalmente) configurarse para que no se ejecute en los párrafos que aparecen en una determinada fuente:
Convert Tabs to Spaces
Remove Multiple Spaces
Remove Start and End Paragraph Spaces
Remove Blank Paragraphs
Para utilizar esta función, compruebe en su documento qué elementos eXtyles debe omitir al ejecutar estas opciones. Después de la fase de activación, eXtyles protegerá automáticamente los párrafos que estén en una fuente de ancho constante o que estén correctamente etiquetados con un estilo de párrafo que esté establecido en una fuente de ancho constante. Deberá asegurarse de que los párrafos de verso/poesía estén en una fuente que no se utiliza en ninguna otra parte del documento y aplicar esa fuente si es necesario.
Además, los párrafos en cuestión deberán estar completamente en la fuente excluida; los párrafos en una mezcla de fuentes no se excluirán de estas operaciones de limpieza. Por ejemplo, si tiene párrafos de código de programación que contienen tanto Courier como Courier New, seleccione todo el bloque de código y cambie la fuente a Courier o Courier New. A continuación, especifique la fuente excluida en el cuadro de diálogo Cleanup. Del mismo modo, elija la fuente de las secciones en verso o poesía que no deban verse afectadas por estas opciones de modo que sea una fuente que no aparezca en ninguna otra parte del documento, y luego especifique la fuente elegida como fuente excluida en el cuadro de diálogo Cleanup.
Entonces eXtyles no aplicará las funciones de limpieza relacionadas con los espacios en blanco a los párrafos en la fuente especificada, lo que significa que las tabulaciones, los espacios adicionales, los espacios iniciales y finales, y los párrafos en blanco se mantendrán para los párrafos que están en la fuente especificada.
Los autores a veces aplican una fuente de código (monoespacio) en lugar de utilizar un estilo de párrafo monoespaciado. eXtyles también protege estos párrafos de la limpieza de espacios en blanco.
Durante la activación, eXtyles comprueba que los párrafos del documento están en una fuente monoespaciada pero no en un estilo de párrafo de fuente monoespaciada. eXtyles aplica entonces un estilo de párrafo de fuente monoespaciada (HTML Preformatted) para excluir estos párrafos del subconjunto de las operaciones de espacio en blanco durante la limpieza. A los párrafos HTML Preformatted pueden entonces aplicarse estilos como es habitual durante la fase Style Paragraphs.
Al utilizar el estilo de párrafo HTML Preformatted, la activación de eXtyles protege de la limpieza de espacios en blanco a los párrafos que están en una fuente monoespaciada.
Cuando se utiliza esta función y se excluyen los párrafos en la fuente especificada, las funciones Normalize Document y Auto-Style de Cleanup también omitirán automáticamente los párrafos en la fuente especificada, de modo que los párrafos de código o verso o los protegidos de otro modo no se etiquetarán con el estilo de párrafo de referencia.
Configuración tipográfica
Operación | Descripción |
|---|---|
Remove Optional Hyphens | Se eliminan los guiones discrecionales. |
Soft Returns | Los saltos de línea —insertados mediante la combinación Shift + Enter— se convierten en espacios o retornos. |
Character Style to Face Markup Conversion
Operación | Descripción |
|---|---|
Built-in Styles | Convierte los estilos de carácter integrados de Word, como Emphasis y Strong, en simples marcas de estilo de fuente. Esta conversión puede excluir los estilos de carácter de Word "Hipervínculo", "Referencia de nota de pie de página", "Referencia de nota final", y "Referencia de comentario", según cuál sea su configuración. |
User-Defined Styles | Convierte los casos de los estilos de carácter definidos por el usuario en simples marcas de estilo de fuente. Esta conversión es muy importante para preparar el documento para las funciones de procesamiento avanzado. |
Auto Text to Plain Text
Operación | Descripción |
|---|---|
Word Fields | Los campos de Word se convierten en texto. En particular, los campos generados por complementos como Nota al final se convierten automáticamente en texto sin formato. |
Auto-Numbered Headings and List | Los números generados con la función de numeración automática de Word en los encabezados y las listas numeradas se convierten en texto sin formato. |
Comments, Bookmarks, and Hidden Text
Operación | Descripción |
|---|---|
Remove Word Comments | Se eliminan los comentarios de Word del archivo. Por defecto se eliminan todos los comentarios. También se pueden eliminar los comentarios de determinados revisores seleccionando el revisor en la lista desplegable. |
Remove Word Bookmarks | Se eliminan los marcadores de Word del archivo. Recomendamos marcar esta opción para evitar conflictos con los procesos avanzados de eXtyles. |
Hidden Text | Avisa cuando hay texto oculto en el documento, y lo indica de una de las siguientes maneras: (1) Flag with Comments (por defecto), (2) Make Not Hidden, o (3) Leave As-Is. |
Graphics
Operación | Descripción |
|---|---|
Leave Graphics/Remove Graphics/Export and Remove Graphics | Desde el cuadro de diálogo Cleanup de eXtyles se pueden suprimir todos los gráficos del documento, lo que permite que las funciones de eXtyles sean más rápidas. La configuración por defecto consiste en dejar los gráficos tal y como están ("Leave Graphics"), pero se puede seleccionar "Remove Graphics" o "Export and Remove Graphics". Si elige exportar los gráficos, se colocarán en una subcarpeta del documento que se nombrará con arreglo al documento. Las ecuaciones y hojas de cálculo de Excel no se eliminan cuando se selecciona esta opción. Existen posibilidades de configuración avanzada para esta opción. |
Graphics replacement text box | Si decide eliminar gráficos, estos se sustituyen por una cadena de texto que permite saber dónde estaban ubicados y a qué archivo exportado corresponden. El texto que aparece por defecto es "[INSERT FIGURE %Z]", donde "%Z" se convierte en "001", "002", etc. a medida que se eliminan los gráficos secuenciales. Este texto se puede modificar para atender a las necesidades específicas del usuario. Nota: Esta opción se deshabilita si no se selecciona "Remove Graphics" o "Export and Remove Graphics". |
Tables
Operación | Descripción |
|---|---|
Remove Borders | Se eliminan los bordes de todas las celdas y de toda la tabla. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Center Columns | Se centra el texto en todas las columnas de la tabla. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Remove Shading | Se eliminan todos los sombreados de las tablas. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Add Top/Bottom Border | Se añade una regla de x-puntos en las partes superior e inferior de todas las tablas. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Left Justify First Column | El texto se justifica a la izquierda en la primera columna de todas las tablas. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Insert Space in Empty Cell | Se inserta un único espacio de no separación en las celdas vacías de las tablas. Esta casilla está marcada por defecto. |
Add Header Border | Se elimina cualquier configuración de ancho y se aplica el autoajuste a todas las celdas de la tabla. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Remove 1st-Line Indent | No se aplica sangría a la primera línea de todas las celdas de la tabla. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Auto-Fit Contents | Se aplica el autoajuste a todas las celdas de la tabla. Esta casilla está desmarcada por defecto. |
Ecuaciones
Extract Equation Numbers
eXtyles puede localizar números de ecuación que se han añadido en objetos del generador de ecuaciones de Word y extraerlos del objeto matemático. Este paso es necesario para que la función Citation Matching funcione correctamente, ya que eXtyles no es capaz de detectar los números de ecuación que se encuentran dentro de las expresiones matemáticas del generador de ecuaciones. Esta funcionalidad desplazará únicamente los números de ecuación colocados después de la ecuación, y que son el último contenido del párrafo.
La función Extract Equation Numbers no puede mover números de ecuación colocados dentro de ecuaciones MathType o Equation 3.0 de Word (es decir, ecuaciones insertadas utilizando editores de ecuación anteriores a Word 2007). Estos números de ecuación deben extraerse a mano de ser necesario.
Detable Non-Table Content
En ocasiones, el contenido de su documento puede tener un formato incorrecto en una tabla de Word. Por ejemplo, el autor puede haber utilizado celdas de tabla para tener un espacio en blanco entre una ecuación y su número:
Este contenido no debería figurar en celdas de tabla y la función Cleanup de eXtyles puede hacer que ese contenido deje automáticamente de tener formato de tabla.
En el caso de todas las funciones siguientes, el contenido no dejará de tener formato de tabla si:
La tabla va precedida de un párrafo que eXtyles identifica como título de la tabla.
La tabla va seguida de un título de tabla que no va seguido de otra tabla.
La primera fila de la tabla contiene un título de tabla.
Single-Row Tables
En esta opción de Cleanup se buscan todas las tablas que tienen una sola fila y las convierte o bien en texto separado por tabulaciones, si el contenido de las tablas se asemeja a una ecuación, o bien en texto separado por párrafos.
Equations
En este caso se buscan todas las tablas que tienen contenido en solo dos columnas (sin contar las celdas vacías), con una ecuación (es decir, un objeto Equation 3.0 o MathType o un objeto del generador de ecuaciones de Word) en una celda y un número de ecuación en la otra celda, independientemente del número de filas que haya. Estas tablas se convierten a continuación en texto separado por tabulaciones.
Figures
Busca todas las tablas que contienen únicamente 1) imágenes, 2) títulos de figuras o 3) títulos o etiquetas de paneles. Si una tabla contiene más de un título de figura, el texto se separa por párrafos; de lo contrario, la tabla se convierte en texto separado por tabulaciones.
References
Busca todas las tablas que van precedidas de un título de lista de referencias y contienen no más de dos columnas de contenido, y las convierte en texto separado por tabulaciones. Esta opción está marcada por defecto en el cuadro de diálogo Cleanup.
Funciones adicionales del cuadro de diálogo Cleanup
El cuadro de diálogo Cleanup contiene tres botones, situados en la parte derecha, que permiten seleccionar rápidamente los ajustes:
Set All: selecciona todas las opciones del cuadro de diálogo.
Clear All: borra todas las opciones del cuadro de diálogo. Haga clic en este botón primero si desea ejecutar una sola operación, como eliminar los comentarios únicamente de un revisor específico.
Reset: establece las casillas de verificación por defecto del cuadro de diálogo como las opciones predeterminadas.