eXtyles funciona como una extensión de Microsoft Word. eXtyles manipula el documento de Word, pero hasta que no se convierte a XML, el archivo sigue estando en formato DOC (o DOCX) y puede abrirse y editarse en cualquier sistema que ejecute Word, incluso en un sistema que no tenga instalado eXtyles, como el de un revisor externo o un corrector independiente.

Una vez instalado eXtyles, se puede acceder a sus funciones desde la pestaña eXtyles, que se habrá agregado a la cinta de opciones de Word. Todos los procesos de eXtyles se ejecutan en los archivos Word.

Se presupone que los usuarios de eXtyles conocen las características y funciones estándar de MS Word.

Revisión de los estilos de Word

A menudo es útil revisar los estilos aplicados al contenido de un documento, especialmente después de utilizar la paleta de estilos de párrafo de eXtyles. Abrir el panel del área de estilo de Word en el lado izquierdo del documento es la forma más fácil de revisar los estilos que se han aplicado. Ese panel aparece en el modo de visualización Draft de Word (solo en la pantalla, no en el documento impreso), al lado izquierdo de la pantalla.

Para habilitar esta característica en Word:

1. En la pestaña View de Word, seleccione Draft.

Open

2. Seleccione la pestaña File de Word.

3. Desplácese a Options > Advanced > Display > Style area pane width en vistas Draft y Outline.

Establezca el valor que prefiera para el ancho del área de estilo (2,5 cm es un buen valor para empezar).

Open

Una vez abierta esa ventana, aparecerá el nombre del estilo de cada párrafo a la izquierda de su pantalla. Puede desplazarse por el documento para revisar los estilos aplicados a cada párrafo. Para cerrar el panel del área de estilo, arrastre la línea vertical hacia el margen izquierdo de la ventana de Word, o restablezca el valor a 0 tal como se describe en esta sección.

Cinta de opciones Review

eXtyles utiliza las herramientas de revisión de Word, incluidos los globos de comentarios. Los globos de comentarios aparecen en la vista Print Layout de Word, y se visualizan y manipulan mejor cuando la cinta de opciones Review de Word está seleccionada. Los comentarios insertados durante el procesamiento avanzado de eXtyles también se pueden ver al pasar el ratón por encima del punto de inserción del comentario en la vista Draft de Word.

Para ver los comentarios, el menú Display for Review de la cinta de opciones Review debe estar definido en All Markup (en Word 2010 esta opción se denomina Final Showing Markup).

La cinta de opciones de eXtyles también incluye muchas de las funciones básicas de la cinta de opciones Review de Word, como la navegación por los comentarios y el control de cambios y las opciones de Display for Review.

En la vista Draft, desplace el ratón por encima de las etiquetas de comentario para ver su contenido.

En la vista Print Layout, los comentarios se incluyen como globos al margen.

Comentarios de Word

Los comentarios se insertan automáticamente durante algunos procesos avanzados (por ejemplo, durante el procesamiento de referencias bibliográficas) cuando eXtyles detecta un error o una ambigüedad que requiere revisión editorial (o una consulta al autor). También pueden insertarse manualmente con la opción New Comment de la pestaña Review. Los comentarios (o consultas) se renumeran automáticamente y se colocan en su debida posición en el XML durante la exportación.

Puede visualizar y manipular los comentarios mediante las funciones de la pestaña Review de Word, en la sección sobre globos del cuadro de diálogo Track Changes Options. Al agregar o eliminar comentarios de Word, se renumeran automáticamente los comentarios restantes.

eXtyles conservará los comentarios de Word que ya existían en el documento antes de la activación.

Los comentarios agregados por las funciones de procesamiento avanzado se identifican con el "nombre de autor" del elemento pertinente del menú Advanced Processing. Si ha agregado otros comentarios (o si utiliza Word 2010 o 2007), estos aparecerán con su nombre. Puede elegir ver los comentarios de un revisor específico o solo los de una función específica de procesamiento avanzado; para ello, seleccione Specific People en la opción Show Markup de la cinta de opciones Review.

Si un proceso avanzado de eXtyles agrega un número inusualmente elevado de consultas y se desea eliminar todas las consultas de ese proceso, utilice la función Remove Word Comments en el cuadro de diálogo Cleanup de eXtyles. No olvide hacer clic primero en Clear All y luego marcar Remove Word Comments; a continuación, seleccione el proceso específico (por ejemplo, la función Citation Match Check de eXtyles) para el que desea quitar los comentarios.