eXtyles fonctionne comme une extension de Microsoft Word. eXtyles manipule le document Word, mais jusqu'à la conversion en XML le fichier reste au format DOC (ou "DOCX") et peut être ouvert et modifié dans Word sur tout système (même si eXtyles n'est pas installé, par exemple sur l'ordinateur d'un relecteur externe ou d'un correcteur indépendant).

Après installation, les fonctions eXtyles sont accessibles à partir d'un onglet ajouté dans le ruban Word. Tous les processus eXtyles sont appliqués sur des fichiers Word.

On part du principe que les utilisateurs d'eXtyles connaissent les caractéristiques et fonctions classiques de MS Word.

Styles dans Word

Il est souvent utile, surtout après avoir utilisé la palette eXtyles, de regarder quels styles vous avez appliqués au contenu d'un document. Le plus simple pour cela est d'ouvrir le volet de zone de style à gauche de votre document. Ce volet s'affichera dans Word en mode Draft (à l'écran uniquement, pas dans le document imprimé).

Pour afficher le volet:

1. Dans l'onglet View, sélectionnez le mode Draft

Open

2. Sélectionnez l'onglet File

3. Suivre "Options > Advanced > Display > Style area pane width in Draft and Outline views" 

Indiquez votre largeur préférée pour le volet de zone de style (recommandation: 3 cm pour commencer).

Open

Une fois que c'est fait, le nom du style de chaque paragraphe s'affiche à gauche de votre fenêtre. Vous pouvez alors parcourir votre document pour passer en revue les styles appliqués à chaque paragraphe. Vous pouvez fermer le volet de zone de style en faisant glisser la ligne verticale vers le bord gauche de votre fenêtre Word, ou en fixant à nouveau la largeur à 0 dans les options.

Onglet Review

eXtyles utilise les outils de l'onglet Review de Word, y compris les bulles de commentaire ("balloons"). En mode Print Layout, les bulles apparaissent, et elles sont plus faciles à visualiser et à manipuler dans l'onglet Review. En mode Draft, vous pouvez aussi consulter les commentaires insérés par les processus avancés eXtyles en faisant glisser la souris sur le point d'insertion. 

Pour voir les commentaires, choisissez All Markup dans le menu Display for Review de l'onglet Review (Final Showing Markup dans Word 2010)

En mode Draft, il faut faire glisser la souris sur les balises pour afficher les commentaires.

En mode Print Layout, les commentaires sont affichés dans des bulles.

Commentaires Word

Des commentaires sont automatiquement insérés dans Word au cours de certains processus avancés (par exemple le traitement des références bibliographiques) si eXtyles repère une erreur ou une ambiguïté qu'il faut examiner (ou une question adressée à l'auteur). Il est aussi possible d'insérer des commentaires manuellement à partir de l'onglet Review. Les commentaires, ou questions, sont automatiquement renumérotés et intégrés dans le fichier XML au moment de l'exportation.

Vous pouvez consulter et modifier l'affichage des commentaires dans l'onglet Review de Word (menu Show Markup > Balloons). Si vous ajoutez ou supprimez des commentaires, la numérotation sera automatiquement adaptée.

Les commentaires ajoutés par un processus avancé eXtyles mentionnent le nom de ce processus. De même, si vous avez ajouté des commentaires (ou si vous utilisez Word 2010 ou 2007), votre nom apparaîtra. Vous pouvez visualiser les commentaires d'une personne spécifique, ou ceux qui proviennent d'un  certain processus, à l'aide du menu Show Markup de l'onglet Review.

Si un processus avancé eXtyles ajoute un nombre excessif de questions et que vous souhaitez les supprimer toutes, utilisez la fonction Remove Word Comments dans la boîte de dialogue Cleanup d'eXtyles. Cliquez d'abord sur Clear All, puis cochez Remove Word Comments, et choisissez pour quel processus vous souhaitez supprimer les commentaires (par exemple eXtyles Citation Match Check).