Quand vous ouvrez pour la première fois un document dans Word - avant de commencer à travailler avec eXtyles - vérifiez rapidement les éléments ci-après pour repérer tout ce qui pourrait poser problème pour le traitement eXtyles.

• Graphiques

• Références

• Tableaux

• Présentation

Graphiques

Les graphiques intégrés dans des fichiers Word peuvent être conservés pour le traitement eXtyles. Toutefois, pour de meilleurs résultats Inera recommande généralement de les supprimer. Les images augmentent la taille de votre fichier et risquent de ralentir beaucoup les processus eXtyles. Si vous préférez conserver les graphiques dans le document Word, il est recommandé d'insérer des images liées.

Certains flux de travail peuvent nécessiter la conversion des images liées en images insérées après traitement eXtyles. Il faut alors suivre les étapes suivantes.

1. Cliquez sur l'onglet File et vous trouverez en bas à droite la section Related Documents. (Dans Word 2010 et 2013, cliquez sur File puis Info pour afficher la section Related Documents.)

2. Cliquez sur Edit Links to Files. Cette option n'apparaît que si votre document contient un fichier lié.

Open

3. Sélectionner les fichiers liés que vous souhaitez insérer dans votre document.

4. Cochez "Save picture in document".

5. Cliquez sur "Break Link". Une boîte de dialogue s'ouvre - cliquez "Yes" pour confirmer. Les liens sont supprimés et les graphiques sont désormais insérés dans votre document.

Open

Références

Pour les documents qui comportent des citations de style Harvard (c'est-à-dire nom-date) et donc des références non numérotées, la liste de références doit être précédée d'un titre standard tel que "Références", "Bibliographie", etc. Le processus eXtyles Auto-Style, qui s'exécute pendant le Cleanup, applique automatiquement le style de paragraphe approprié aux références, ce qui évite de devoir le faire manuellement. Généralement eXtyles parvient à identifier une liste de références numérotées sans titre, mais pour les listes non numérotées il faut un titre pour qu'eXtyles identifie correctement le contenu.

Tableaux

Les auteurs utilisent parfois diverses méthodes créatives pour insérer des tableaux dans Microsoft Word. eXtyles est optimisé pour les tableaux qui ont été élaborés à l'aide de l'éditeur Word.

Si les tableaux ne sont pas convertis en Word avant l'activation d'eXtyles, vous risquez de perdre la mise en page, ou que certaines fonctions d'eXtyles ne fonctionnent pas correctement.

Avant d'activer un document avec eXtyles, vous devez donc convertir en tableaux Word tous les tableaux élaborés autrement (par exemple tabulations, Excel, etc.). Pour plus d'informations sur l'identification et la conversion des tableaux, veuillez consulter le guide eXtyles "A Table is a Table is a Table", disponible à l'adresse suivante: https://www.inera.com/user-documentation/additional-resources/ .

Présentation

Regardez si le document comporte un formatage inhabituel (par exemple des polices de caractères particulièrement grandes ou petites, ou des caractères bizarres ou fantaisistes). De tels problèmes de formatage peuvent indiquer que le document a été mal importé d'un autre programme de traitement de texte ou qu'il causera d'autres difficultés par la suite. Si vous rencontrez un document de ce type, déterminez quel traitement de texte l'auteur a utilisé.

Pour faciliter la vérification visuelle d'un document, nous vous recommandons d'activer l'ombrage des champs (Field Shading) dans Microsoft Word. Tous les champs intégrés (tels que les citations et les références créées à l'aide d'outils comme EndNote) sont alors grisés, ce qui aide souvent à repérer des problèmes potentiels dans les documents Word.

Pour activer l'ombrage des champs, suivez ce chemin dans Word: File > Options > Advanced > Show document content > Field shading > Always.

Les champs sont alors grisés pour faciliter l'identification.