Utilisez la fonction Cleanup pour supprimer automatiquement les espaces inutiles et les attributs de mise en forme de Word qui ne sont pas nécessaires pour le traitement eXtyles.
Dans le ruban eXtyles, sélectionnez Cleanup; une boîte de dialogue s'ouvrira.
Lorsque la boîte de dialogue Cleanup s'affichera, vous verrez que les options de nettoyage par défaut sont déjà cochées. Vous pouvez néanmoins cocher les opérations additionnelles que vous souhaitez inclure dans le processus ou décocher celles que vous ne souhaitez pas appliquer au document. Cliquez sur OK pour lancer le nettoyage.
L'option eXtyles Auto‑Style Regular Body Paragraphs de la boîte de dialogue Cleanup peut être configurée pour appliquer automatiquement le style de paragraphe de corps de texte personnalisé de votre organisation à tous les paragraphes de corps de texte du fichier Word, ce qui réduit considérablement le temps passé à appliquer manuellement les styles de paragraphe au manuscrit.
Les options de nettoyage Normalize et Auto‑Style ci‑après sont exécutées sur des éléments spécifiques de votre contenu.
Options de nettoyage
Normalize Document
Opération | Description |
|---|---|
Style Whole Document with Default Style | Tous les styles de paragraphe sont convertis dans le style par défaut (le style "Normal" dans Word, sauf si un remplacement spécifique fait partie de votre configuration). |
Auto‑Style
Opération | Description |
|---|---|
Regular Body Paragraphs with Style | Tous les paragraphes de corps de texte ordinaires sont convertis dans le style sélectionné dans la liste déroulante. Les balises locales pour l'italique et les caractères gras sont conservées. |
Tables | Les styles de paragraphe Table Head, Table Body et Table Footnote sont automatiquement appliqués aux tableaux créés à l'aide de Table Editor de Word. Les titres des tableaux se voient appliquer automatiquement un style, même s'ils ne figurent pas dans les tableaux. |
References | Les références numérotées, ou les références non numérotées qui suivent un titre comme "References", sont automatiquement mises en forme avec le style des paragraphes de ce titre. |
Critères applicables concernant l'option Auto‑Style Regular Body Paragraphs
L'option eXtyles Auto‑Style Regular Body Paragraphs with Style de la boîte de dialogue Cleanup peut être configurée pour appliquer automatiquement le style de paragraphe de corps de texte personnalisé de votre organisation à tous les paragraphes de corps de texte ordinaires du fichier Word, ce qui réduit considérablement le temps passé à appliquer manuellement les styles de paragraphe au manuscrit.
Le style s'appliquera aux paragraphes alignés à gauche qui commencent par une lettre majuscule, à moins que l'un des critères suivants ne soit rempli:
Le style MTDisplayEquation (c'est‑à‑dire une équation MathType Display ou numérotée à droite), Footnote Text ou Endnote Text est appliqué au paragraphe. Pour configurer ce critère, veuillez contacter votre représentant eXtyles.
Le paragraphe n'est pas un paragraphe de corps de texte dans la vue Outline de Word.
Le paragraphe commence par un retrait à gauche.
Le paragraphe entier est dans la police sélectionnée pour le texte préformaté (par exemple, Courier – cette police peut être prédéfinie dans votre configuration ou peut être sélectionnée à partir de la boîte de dialogue Cleanup) ou dans la police du style préformaté HTML de Word. Pour configurer ce critère, veuillez contacter votre représentant eXtyles.
Le paragraphe entier est mis en forme avec une police ou un style de caractère en MAJUSCULES ou en petites majuscules.
Le paragraphe est plus court que la longueur par défaut de 60 caractères et se termine par un point.
Le paragraphe est tapé manuellement en lettres majuscules et est plus court que la longueur par défaut de 60 caractères. Pour configurer ce critère, veuillez contacter votre représentant eXtyles.
Le paragraphe commence par une forme insérée (par exemple un graphique incorporé).
Le paragraphe commence par un mot qui suggère un tableau ou une légende de figure (par exemple "Table," "Figure," "Fig.," "Plate") suivi d'un signe de ponctuation (point, deux‑points, tiret long ou court, ou trait d'union), un numéro de tableau ou de figure suivi d'un signe de ponctuation ou la fin du paragraphe. Les listes de mots de légende comprennent les mots "figure" et "tableau" dans un certain nombre de langues européennes; pour configurer ces listes, veuillez contacter votre représentant eXtyles.
Le premier caractère du paragraphe est en gras, en italique, souligné, en exposant, surélevé ou abaissé.
Le premier caractère du paragraphe est un chiffre.
Le premier caractère du paragraphe est un caractère spécial dans une police spéciale (par exemple Symbol). Les caractères spéciaux comprennent entre autres, les parenthèses ouvrantes, les crochets, les crochets angulaires, ainsi que les accolades, les astérisques, les obèles, les points surélevés, les tirets et les puces.
Le premier caractère du paragraphe est une parenthèse ouvrante, un crochet, un crochet angulaire ou une accolade, une astérisque, un obèle, un point surélevé ou un tiret et n'est pas dans une police spéciale.
Paramètres de White Space (Whole Document)
Les options de nettoyage White Space sont appliquées à l'ensemble du document.
Opération | Description |
|---|---|
Remove Section Breaks | Les sauts de section de Word sont supprimés. |
Remove Page Breaks | Les sauts de page de Word sont supprimés. |
Remove Column Breaks | Les sauts de colonne de Word sont supprimés. |
Remove Space Between a Number and % | Les espaces entre un chiffre et le signe % sont supprimés. |
Paramètres de White Space (Font‑Sensitive)
Les options de nettoyage White Space peuvent être sélectionnées de sorte à exclure le texte arborant une police spécifique. Pour en savoir plus, veuillez vous référer à la description de cette fonctionnalité après le tableau ci‑dessous.
Opération | Description |
|---|---|
Convert Tabs to Spaces* | Chaque caractère de tabulation est remplacé par un espace simple. |
Remove Multiple Spaces | Les espaces multiples sont remplacés par un espace simple. Veuillez noter que cette étape est réalisée après le remplacement des caractères de tabulation par des espaces afin que tous les espaces inutiles soient supprimés. |
Remove Start and End Paragraph Spaces | Les espaces précédant ou suivant un paragraphe sont supprimés. Veuillez noter que cette étape est réalisée après le remplacement des caractères de tabulation par des espaces afin que tous les espaces inutiles soient supprimés. Les espaces insécables et les sauts de ligne sont également supprimés. |
Remove Blank Paragraphs | Les paragraphes vides sont supprimés. |
*Les caractères de tabulation sont parfois nécessaires pour l'exportation XML de certains éléments (par exemple entre un terme et une définition dans une liste d'abréviations). Pour cette raison, après votre survol visuel du document, vous pouvez décider de demander à eXtyles de conserver les caractères de tabulation pendant le nettoyage, auquel cas, il convient de décocher manuellement cette case dans la boîte de dialogue.
White Space Cleanup: exclure les paragraphes arborant une police spécifique
Dans certains documents, vous pouvez choisir d'appliquer des fonctions de nettoyage concernant les espaces inutiles tout en excluant certains paragraphes de ce type de nettoyage. Par exemple, le code de programmation contient souvent des lignes vides ou des espaces précédant le texte placés de manière intentionnelle et qui ne doivent pas être supprimés pendant le nettoyage, tandis que le reste du document ne devrait pas avoir de lignes vides. Cela vaut également pour les vers et les poèmes, dans lesquels un espace est souvent délibéré et devrait être conservé.
Afin que les utilisateurs ne doivent pas renoncer complètement à utiliser les fonctions de nettoyage concernant les espaces inutiles, eXtyles leur permet de préciser que les paragraphes arborant une police particulière ne devraient pas être concernés par certaines des options de nettoyage relatives aux espaces inutiles. Ainsi, vous pouvez appliquer la police Courier au code de programmation et préciser que les paragraphes arborant cette police ne doivent pas être concernés par les opérations de nettoyage des espaces inutiles; vous pouvez appliquer la police Garamond à un vers et préciser que les paragraphes arborant cette police ne doivent pas être concernés par les opérations de nettoyage des espaces inutiles.
Vous pouvez protéger du texte supplémentaire en choisissant une police spécifique qui sera exclue du nettoyage des espaces inutiles.
La possibilité d'exclure des paragraphes de la fonction de nettoyage des espaces inutiles est facultative. Si vous préférez, vous pouvez appliquer le nettoyage à tous les paragraphes de vos documents en laissant décochée la case Exclude Text in Font.
Il est également possible de choisir de ne pas appliquer aux paragraphes arborant une police spécifique une des sous‑options du nettoyage des espaces inutiles ci‑après:
Convert Tabs to Spaces
Remove Multiple Spaces
Remove Start and End Paragraph Spaces
Remove Blank Paragraphs
Pour utiliser cette fonctionnalité, déterminez à quels éléments de votre document eXtyles ne devrait pas appliquer ces options. Après l'activation, eXtyles protègera automatiquement les paragraphes qui sont dans une police à largeur constante ou auxquels un style de paragraphe utilisant une telle police a été correctement appliqué. Nous vous recommandons de vérifier les paragraphes contenant des vers/poèmes afin de vous assurer qu'ils soient dans une police qui n'est pas utilisée ailleurs dans le document ou de choisir une telle police si nécessaire.
En outre, les paragraphes en question doivent être entièrement dans la police exclue; les paragraphes arborant un mélange de polices ne seront pas exclus de ces opérations de nettoyage. Par exemple, si vous avez des paragraphes de code de programmation en Courier et en Courier New, sélectionnez l'ensemble du bloc de code et appliquez l'une ou l'autre des polices à l'ensemble du texte. Ensuite choisissez cette police comme devant être exclue dans la boîte de dialogue Cleanup. De même, appliquez aux vers et aux poèmes qui ne devraient pas être concernés par ces options une police qui n'est pas utilisée ailleurs dans le document, puis précisez qu'elle devra être exclue dans la boîte de dialogue Cleanup.
eXtyles n'appliquera donc pas les fonctions de nettoyage concernant les espaces inutiles aux paragraphes arborant la police spécifiée, ce qui signifie que les caractères de tabulation, les espaces supplémentaires, les espaces avant et après, ainsi que les paragraphes vides seront conservés dans les paragraphes qui arborent la police spécifiée.
Les auteurs utilisent parfois une police de code (monospace) au lieu d'appliquer un style de paragraphe monospace. eXtyles protège également ces paragraphes lors du nettoyage des espaces inutiles.
Pendant l'activation, eXtyles recherche dans le document les paragraphes qui sont dans une police monospace, mais auxquels un style de paragraphe monospace n'a pas été appliqué. eXtyles applique ensuite un style de paragraphe monospace (HTML Preformatted) pour exclure ces paragraphes du sous‑ensemble d'opérations concernant les espaces inutiles pendant le nettoyage. Il est ensuite possible de mettre en forme les paragraphes HTML Preformatted comme d'habitude pendant l'étape Style Paragraphs.
En utilisant le style de paragraphe HTML Preformatted, l'activation d'eXtyles protège les paragraphes qui sont dans une police monospace lors du nettoyage des espaces inutiles.
Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité et excluez des paragraphes arborant une police spécifique, les fonctionnalités Normalize Document et Auto‑Style du Cleanup sauteront également automatiquement les paragraphes arborant la police spécifiée, de sorte que le code, les vers ou d'autres paragraphes protégés ne se voient pas appliquer votre style de paragraphe de base.
Typographic: paramètres de la fonction
Opération | Description |
|---|---|
Remove Optional Hyphens | Les traits d'union facultatifs sont supprimés. |
Soft Returns | Les sauts de ligne – à savoir les retours insérés en appuyant sur Shift + Enter— sont transformés en espaces ou en retours à la ligne. |
Character Style to Face Markup Conversion
Opération | Description |
|---|---|
Built‑in Styles | Transformation des styles de caractères propres à Word tels que Emphasis et Strong en des balises simples de style de police. Selon votre configuration, cette transformation peut exclure les styles de caractères de Word pour ce qui suit: Hyperlink (lien hypertexte), Footnote Reference (renvoi à une note de bas de page), Endnote Reference (renvoi à une note de fin de page) et Comment Reference (renvoi à un commentaire). |
User‑Defined Styles | Transformation des styles définis par l'utilisateur en des balises simples de style de police. Cette transformation est tout particulièrement importante dans la préparation du document en vue de l'utilisation des processus avancés. |
Auto Text to Plain Text
Opération | Description |
|---|---|
Word Fields | Les champs de Word sont transformés en texte. Plus particulièrement, les champs générés par des éléments ajoutés, comme les notes de fin, sont automatiquement transformés en texte. |
Auto‑Numbered Headings and List | Les numéros générés par la fonction de numérotation automatique de Word dans les titres et les listes numérotées sont convertis en texte. |
Comments, Bookmarks, and Hidden Text
Opération | Description |
|---|---|
Remove Word Comments | Suppression des commentaires Word dans le fichier. Par défaut, tous les commentaires seront supprimés. Vous pouvez également supprimer les commentaires d'une personne en particulier en la sélectionnant dans la liste déroulante. |
Remove Word Bookmarks | Suppression des signets Word dans le fichier. Nous recommandons de sélectionner cette option pour éviter les conflits avec les processus avancés d'eXtyles. |
Hidden Text | Avertit quand du texte caché est présent dans le document et le marque selon une des manières suivantes: 1) Flag with Comments (par défaut), 2) Make Not Hidden, ou 3) Leave As‑Is. |
Graphics
Opération | Description |
|---|---|
Leave Graphics/Remove Graphics/Export and Remove Graphics | Le Cleanup eXtyles peut supprimer tous les graphiques de votre manuscrit, ce qui permet aux fonctions eXtyles d'être réalisées plus rapidement. Par défaut, le choix est de laisser les graphiques tel qu'ils sont (Leave Graphics), mais vous pouvez choisir Remove Graphics (supprimer les graphiques) ou Export and Remove Graphics (exporter et supprimer les graphiques). Si vous choisissez d'exporter les graphiques, ils seront placés dans un sous‑dossier du document et renommés conformément à celui‑ci. Les équations et les feuilles de calcul Excel ne sont pas supprimées quand cette option est choisie. Il existe des possibilités de configuration avancée pour cette option. |
Graphics replacement text box | Quand vous choisissez de supprimer les graphiques, ceux‑ci sont remplacés par une chaîne de texte pour indiquer où ils étaient placés, ainsi que le fichier exporté correspondant. Le texte par défaut est: [INSERT FIGURE %Z] où "%Z" devient "001", "002", etc. à mesure que les graphiques suivants sont supprimés. Ce texte peut être modifié pour répondre à vos besoins spécifiques. Note: cette option est désactivée à moins que vous choisissiez Remove Graphics ou Export and Remove Graphics. |
Tables
Opération | Description |
|---|---|
Remove Borders | Supprime les bordures de toutes les cellules dans le tableau entier. Cette case est décochée par défaut. |
Center Columns | Centre le texte dans toutes les colonnes du tableau. Cette case est décochée par défaut. |
Remove Shading | Supprime toutes les trames de fond des tableaux. Cette case est décochée par défaut. |
Add Top/Bottom Border | Ajoute une bordure de x‑pt. en haut et en bas de tous les tableaux. Cette case est décochée par défaut. |
Left Justify First Column | Justifie à gauche le texte de la première colonne de tous les tableaux. Cette case est décochée par défaut. |
Insert Space in Empty Cell | Insert un espace insécable unique dans les cellules vides des tableaux. Cette case est cochée par défaut. |
Add Header Border | Supprime tous les réglages spécifiques concernant la largeur et applique l'ajustement automatique à toutes les cellules du tableau. Cette case est décochée par défaut. |
Remove 1st‑Line Indent | Supprime le retrait à la première ligne de tous les tableaux. Cette case est décochée par défaut. |
Auto‑Fit Contents | Applique l'ajustement automatique à toutes les cellules du tableau. Cette case est décochée par défaut. |
Equations
Extract Equation Numbers
eXtyles peut localiser les chiffres d'une équation qui ont été ajoutés dans des éléments du générateur d'équations de Word et les sortir de l'élément mathématique. Cela est nécessaire pour que Citation Matching fonctionne correctement car eXtyles ne détectera pas les chiffres d'une équation s'ils se trouvent dans des expressions mathématiques du générateur d'équations. Seuls les chiffres d'une l'équation placés après l'équation et qui constituent le contenu final d'un paragraphe seront déplacés par cette fonctionnalité.
La fonction Extract Equation Numbers ne permet pas de déplacer les chiffres d'une équation qui ont été placés dans des équations MathType ou Equation 3.0 de Word (autrement dit des équations insérées en utilisant un éditeur d'équation antérieur à Word 2007). Ces chiffres d'équation doivent être extraits à la main si nécessaire.
Detable Non‑Table Content
Parfois, le contenu de votre document peut être mis en forme de manière erronée dans un tableau Word. Par exemple, l'auteur aura peut‑être utilisé des cellules de tableau pour obtenir un espace blanc entre une équation et son numéro:
Ce contenu ne doit pas rester dans des cellules de tableau et le Cleanup d'eXtyles peut sortir automatiquement un tel contenu du tableau.
Pour toutes les fonctions suivantes, le contenu ne sera pas sorti du tableau si:
Le tableau est précédé d'un paragraphe qu'eXtyles identifie comme un titre de tableau
Le tableau est suivi d'un titre de tableau qui n'est lui‑même pas suivi d'un autre tableau
La première ligne du tableau contient un titre de tableau
Single‑Row Tables
Cette option de nettoyage cherche tous les tableaux qui ne sont composés que d'une ligne et les transforme soit en texte séparé par un caractère de tabulation, si le contenu du tableau s'apparente à une équation, soit en paragraphe de texte distinct.
Equations
Cherche tous les tableaux ayant du contenu dans seulement deux colonnes (sans compter les cellules vides), avec une équation (à savoir un élément de Equation 3.0 ou de MathType ou un élément du générateur d'équation de Word) dans une cellule et un numéro d'équation dans l'autre cellule, indépendamment du nombre de lignes. Ces tableaux sont ensuite transformés en texte séparé par un caractère de tabulation.
Figures
Cherche tous les tableaux qui contiennent seulement 1) des images; 2) des légendes de figures; ou 3) des légendes de groupe ou des étiquettes de groupe. Si le tableau contient plus d'une légende de figure, alors le texte est séparé en paragraphes de texte distincts; sinon, le tableau est transformé en texte séparé par un caractère de tabulation.
References
Cherche tous les tableaux qui sont précédés par un titre de liste de références et ne contiennent pas plus de deux colonnes de contenu et les transforme en texte séparé par un caractère de tabulation. Cette option est cochée par défaut dans la boîte de dialogue Cleanup.
Fonctions supplémentaire de la boîte de dialogue Cleanup
La boîte de dialogue Cleanup contient trois commandes situées sur la droite de la boîte de dialogue et qui permettent de sélectionner rapidement des paramètres:
Set All: sélectionne toutes les options dans la boîte de dialogue.
Clear All: décoche toutes les options dans la boîte de dialogue. Commencez par cliquez sur cette commande si vous voulez juste lancer une opération simple comme la suppression des commentaires d'une personne en particulier.
Reset: sélectionne les cases cochées par défaut dans la boîte de dialogue.